准备国际商业展览是代理商接触进口产品最直接的方式。当然，这也是参展商寻找代理商并与潜在客户讨论的绝佳商机。然而，参加展览，特别是参加国际展览，并不容易。从展前准备、展览期间的反应到展览后的后续打击，都与展览的效果密切相关。
《美国参展商杂志》指出，最好在一年前开始准备国际展览，并将年度计划分为四个阶段，以实现预期的理想目标。
1、计划时间表
(1)12个月前
1、从展览规模、时间、地点、专业程度、目标市场等方面，综合专家意见，选择年度展览设计方案；
2、联系展览主办单位或代理机构获取初步资料；
3、选定场地；(一般来说，第一次参加国际展览，很难获得最佳位置)；
4、了解支付形式，考虑汇率波动，决定财务计划；
(2)9个月前
1、设计展览结构；
2、取得展览管理公司的设计批准；
3、选择并准备参展产品；
4、与国外潜在客户及近期客户联系；
5、制作展览宣传册；
(3)6个月前
1、以广告或电子邮件等方式开展推广活动；
2、确定旅行计划；
3、展览场地及其他服务的支付必须提前支付；
4、审查公司参展说明书、传单、新闻稿等，并准备必要和翻译；
5、展览期间安排翻译；
6、向服务承包商和展览组织单位定购广告促销；
(4)三个月前
1、继续跟踪产品推广活动；
2、最后，确定参展样品，准备大量代表公司产品质量和特点的样品，贴上公司标签，赠送要求样品的商户；
3、最终决定展位结构的设计；
4、计划访客回应处理程序；
5、培训参展商；
6、安排展览期间的约谈；
7、安排展览现场或场外的招待会；
8、购买外汇；
(五)四天前
1、将运货文件、展览说明书、传单等额外影印本放入公事包；
2、飞往目的地；
(六)三天前
1、到达、酒店登记；
2、检查展厅和场地；
3、咨询运输商，确定所有运输物品的到达情况；
4、指示运输承包商将货物运送到会场；
5、联系所有现场服务承包商，确定一般准备就绪；
6、联系展览组织代表，告知通讯方式；
7、访问当地客户；
(7)两天前
1、确定所有物品的运输完成；
2、检查所订设备及所有用品的可用性和功能；
3、布置展位；
4、最终决定所有活动节目；
(八)一天前
1、对摊位结构、设备及用品进行最终检查；
2、直接分配中心发送促销产品；
3、展览前与公司参展商、翻译人员等进行最终简报；
(九)展览期间
1、迟早到达会场；
2、展览第一天，新闻稿将送到会场记者通讯厅；
3、实地观察后迟早预约明年的场地；
4、详细记录每位来访客户的情况和要求，不要事后记忆；
5、对于不确定的产品需求，不要当场承诺，及时回报总部作出合理答复，一旦承诺，必须按质量按时完成，以获得客户合作的信心；
6、每日与员工进行简报；
7、每天向公司发送潜在的商机和客户信息，以便立即处理和回应；
(十)展览结束
1、监督摊位拆除；
2、处理商机；
3、寄出谢卡；